계약서, 제안서와 보고서를 AI에 넣고 “비교해줘”라고만 요청하면 빠른 요약은 얻을 수 있지만 누락을 발견하기 어렵습니다. 문서 준비와 비교 기준, 근거 위치를 함께 관리해야 업무 결과로 사용할 수 있습니다.
문서 상태를 먼저 확인합니다
파일명, 발행 기관, 작성일과 버전을 목록으로 만듭니다. 스캔 이미지 PDF는 문자 인식이 필요한지 확인하고 표와 각주가 제대로 추출되는지 표본 페이지를 봅니다. 암호화되거나 복사가 제한된 문서는 권한을 확인합니다.
비교표의 열을 사람이 정합니다
가격, 계약 기간, 해지 조건, 지원 범위처럼 결정을 위해 필요한 항목을 먼저 정의합니다. AI가 흥미로운 차이를 임의로 고르게 하지 말고 각 문서에서 같은 질문에 답하게 합니다. 값이 없으면 기재 없음으로 구분합니다.
근거 위치를 요구합니다
각 결과에 파일명과 페이지, 가능하면 해당 절의 제목을 붙입니다. 중요한 문장은 원문과 대조합니다. 페이지 번호가 인쇄 번호와 PDF 뷰어 번호 중 무엇인지도 통일합니다.
긴 문서는 나눠 처리합니다
한 번에 너무 많은 문서를 넣으면 앞부분의 세부 조건이 누락될 수 있습니다. 문서별 추출, 항목별 정규화, 최종 비교의 세 단계로 나눕니다. 중간 결과를 구조화된 표나 JSON으로 저장하면 다시 검증하기 쉽습니다.
민감 정보와 보관
개인정보, 미공개 가격과 계약 조건을 외부 서비스에 업로드할 수 있는지 확인합니다. 필요한 부분만 가리고 처리하거나 조직에서 승인한 환경을 사용합니다. 분석 후 원본과 중간 파일의 보관 기간도 정합니다.
AI 비교 결과는 최종 판단이 아니라 검토 대상을 빠르게 찾는 색인으로 사용하는 것이 안전합니다. 결정에 영향을 주는 조건은 반드시 원문에서 다시 확인하세요.